1. Administrasi Kegiatan

Administrasi kegiatan adalah segala catatan yang dilakukan oleh kelompok berkaitan dengan kegiatan kelompok diluar urusan keuangan. Beberapa contoh perangkat administrasi kegiatan yang diperlukan kelompok antara lain:

  • Buku Induk Anggota (Buku Daftar Anggota) Kelompok Tani

Buku  induk  anggota  adalah  dokumen  tertulis  yang  berisi  tentang  biodata setiap petani yang menjadi anggota kelompok. Buku ini bermanfaat untuk mengetahui nama-nama anggota, jumlah dan perkembangan anggotanya serta hal-hal lain yang berhubungan dengan data anggota kelompok. Nomor anggota diberikan kepada setiap anggota sesuai dengan urutan pada saat petani menyatakan diri menjadi anggota kelompok.

BUKU DAFTAR ANGGOTA

KELOMPOK TANI/TERNAK ……

DESA …. KECAMATAN …

No.NamaTgl/Lahir/UmurL/PPekerjaanAlamatTgl. Masuk AnggotaParaf
12345678
        
        
  • Buku Rencana Kegiatan Kelompok Tani

Buku rencana kegiatan kelompok adalah dokumen tertulis yang mencatat tentang rencana kegiatan yang akan dilaksanakan oleh kelompok, misalnya jenis   kegiatan,   lokasi,   volume,   frekuensi,   biaya   dan   jadwal   kegiatan. Dokumen-dokumen tersebut bermanfaat bagi kelompok untuk merencanakan kegiatan yang telah disepakati bersama-sama sehingga memudahkan dalam pengaturan aktivitas yang akan dilakukan.

BUKU RENCANA KEGIATAN

KELOMPOK TANI/TERNAK ……

DESA …. KECAMATAN …

No.Jenis KegiatanLokasiVolumeFrekuensiBiayaJadwal Kegiatan
1234567
       
       
  • Buku Kegiatan Kelompok

Buku kegiatan kelompok adalah dokumen tertulis yang mencatat tentang segala  kegiatan   yang   dilaksanakan  oleh  kelompok,   misalnya  rencana kegiatan kelompok, catatan pelaksanaan kegiatan, hasil monitoring dan evaluasi kegiatan kelompok, dan sebagainya.  Dokumen-dokumen tersebut bermanfaat  bagi  kelompok  untuk  mengingat  kembali  pengalaman – pengalaman yang dimiliki.

BUKU KEGIATAN

KELOMPOK TANI/TERNAK ……

DESA …. KECAMATAN …

No.Hari/TanggalRencana KegiatanHasil Kegiatan
1234
    
    
  • Buku Notulen Rapat

Buku notulen rapat adalah berisi catatan tentang hal-hal yang telah dibahas dalam setiap pertemuan kelompok, baik pertemuan pengurus maupun pertemuan anggota. Catatan pertemuan ini penting untuk mengetahui segala persoalan ataupun hal-hal lain  yang  pernah  dibicarakan.  Catatan ini  juga bermanfaat bagi kelompok untuk melihat pengalaman-pengalamannya yang lalu baik berupa keberhasilan maupun kelemahan serta persoalan-persoalan yang dihadapi kelompok dan cara mengatasinya. Bagi pihak luar, catatan ini juga  bermanfaat  untuk  mengetahui  persoalan  yang pernah dibicarakan  di dalam kelompok sehingga dapat membantu pihak luar dalam memberikan bimbingan selanjutnya. Hasil pertemuan dicatat secara garis besar ataupun kesimpulan yang menurut anggota dianggap penting, tidak perlu semua kalimat/ perkataan yang disampaikan semua peserta dicatat sebagai hasil pertemuan.

BUKU NOTULEN RAPAT

KELOMPOK TANI/TERNAK ……

DESA …. KECAMATAN …

No.Hari/TanggalTempatPokok Bahsan/Agenda RapatPesertaJml PesertaHasil Keputusan
1234567
       
       
  • Buku Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar

Buku agenda surat masuk dan surat keluar  adalah dokumen tertulis yang berisi catatan tentang surat-surat yang dibuat kelompok untuk para anggota maupun pihak luar serta surat-surat yang diterima kelompok dari pihak-pihak luar yang pernah dikirim ke kelompok.

BUKU AGENDA SURAT

KELOMPOK TANI/TERNAK ……

DESA …. KECAMATAN …

SURAT MASUKSURAT KELUAR
No.Hari/TanggalAlamat PengirimPerihalNo.Hari/TanggalAlamat PengirimPerihal
12345678
        
        
  • Buku Inventaris

Buku inventaris adalah dokumen tertulis yang berisi tentang jenis barang, sarana dan prasarana pertanian seperti alat-alat dan mesin pertanian yang dimiliki kelompok baik yang berasal dari pembelian yang dilakukan oleh kelompok tani maupun dari bantuan pemerintah. Buku ini bermanfaat untuk mengetahui alat-alat dan mesin pertanian yang dimiliki oleh kelompok tani.

 BUKU INVENTARIS

KELOMPOK TANI/TERNAK ……

DESA …. KECAMATAN …

No.Nama BarangJumlah (unit)Perkiraan Nilai (Rp)KeadaanKeterangan
BaikRusak
1234567
       
       
  • Buku Tamu

Buku tamu adalah dokumen tertulis yang berisi catatan tentang pihak-pihak luar yang pernah berkunjung ke dalam kelompok. Buku ini bermanfaat untuk mengetahui seberapa jauh perhatian maupun bimbingan yang pernah diberikan oleh pihak luar terhadap kelompok yang bersangkutan. Buku tamu diisi setiap kali ada pihak luar kelompok yang datang untuk suatu keperluan. Didalamnya selain berisikan waktu dan nama serta instansi, juga memuat maksud,  tujuan  dan  kesan atau  saran.  Maksud atau  tujuan  adalah  untuk  apa seseorang tersebut datang kepada kelompok, ini bermanfaat untuk melihat seberapa  jauh  kelompok  memperoleh  pembinaan  dari  pihak  luar  yang relevan. Sedangkan kesan/ saran adalah apa yang menurut seseorang tersebut menarik perhatian dalam kelompok yang dikunjungi, kesan-kesan ini bisa positif dan bisa juga negatif. Kolom saran juga baik kalau diisi tentang usulan-usulan perbaikan dari orang yang berkunjung terhadap kelompok, karena usulan yang bersifat konkrit dan jelas, penting bagi kelompok untuk ditindak lanjuti sebagai bahan pembahasan dalam pertemuan pengurus atau anggota.

BUKU TAMU

KELOMPOK TANI/TERNAK ……

DESA …. KECAMATAN …

No.Hari/TanggalNamaInstansi/ AlamatJabatanMaksud TujuanKesan/ PesanTanda Tangan
12345678
        
        
  • Buku Daftar Hadir

Buku daftar hadir adalah dokumen tertulis yang berisi kehadiran setiap petani yang menjadi anggota kelompok dalam setiap kali kelompok mengadakan kegiatan. Buku ini bermanfaat untuk mengetahui nama-nama anggota yang menghadiri berbagai kegiatan kelompok.

BUKU DAFTAR HADIR

KELOMPOK TANI/TERNAK ……

DESA …. KECAMATAN …

Hari : ………………., Tanggal : ………………..

No.Hari/TanggalAlamatJabatan di PoktanTanda Tangan
12345
     
     
  • Buku Pengurus (Buku Susunan Pengurus) Kelompok Tani

Buku pengurus/buku susunan kepengurusan kelompok tani adalah dokumen tertulis yang berisi tentang biodata setiap petani yang menjadi pengurus kelompok. Buku ini bermanfaat untuk mengetahui nama-nama pengurus di setiap periode kepengurusan yang disepakati.

BUKU SUSUNAN PENGURUS KELOMPOK TANI ………….

PERIODE TAHUN ………..S/D ………….

No.NamaTgl LahirL/PPekerjaanAlamatJabatanTgl DiangkatBerhenti
TglAlasanTTD
1234567891011
           
  • Buku Pemilikan Lahan dan Ternak

Buku pemilikan lahan dan ternak adalah dokumen tertulis yang berisi tentang luas pemilikan lahan dan jumlah pemilikan ternak yang dipergunakan untuk mendata informasi perkembangan aktivitas anggota. Buku ini berguna untuk mengetahui luasan areal pemilikan lahan dan jumlah ternak yang dimiliki oleh anggota kelompok.

BUKU SUSUNAN PENGURUS KELOMPOK TANI ………….

PERIODE TAHUN ………..S/D ………….

No.NamaLuas Pemilikan Lahan (Ha)Pemilikan Ternak (ekor) 
SawahTegalPekaranganKebunKolamLain-Lain
SapiKambingBabiAyam 
123456789101112 
             
  • Administrasi Keuangan

Administrasi keuangan adalah segala catatan yang dilakukan oleh kelompok berkaitan dengan keuangan kelompok, selain buku-buku administrasi kegiatan kelompok. Beberapa perangkat administrasi keuangan yang diperlukan kelompok antara lain:

  • Buku Kas

Buku kas adalah dokumen tertulis yang mencatat tentang segala kegiatan yang dilaksanakan oleh kelompok yang menyangkut keluar masuknya keuangan kelompok.

Biasanya format buku berisikan tentang tanggal dan bulan pelaksanaan, nomor  bukti kas, uraian  penerimaan  maupun pengeluaran uang dan saldo kas.

BUKU KAS

KELOMPOK TANI/TERNAK ……

DESA …. KECAMATAN …

No.Hari/TanggalUraian KeteranganPenerimaan (Rp)Pengeluaran (Rp)Sisa (Rp)
123456
      
      
  • Buku Tabungan Anggota

Buku tabungan anggota adalah dokumen tertulis yang mencatat tentang masuknya tabungan dalam bentuk uang tunai maupun natura kedalam kas kelompok. Besar kecilnya iuran ditentukan berdasarkan keputusan musyawarah serta kesanggupan anggota kelompok untuk menyisihkan sebagian hasil usahataninya sebagai tabungan anggota yang sewaktu-waktu dapat diambil kembali. Tabungan anggota dapat berupa tabungan lebaran atau yang diperuntukan bagi keperluan anak sekolah.

BUKU TABUNGAN ANGGOTA

KELOMPOK TANI/TERNAK ……

DESA …. KECAMATAN …

Nama Anggota

No.Tgl/Bln/ThnDebet (Rp)Kredit (Rp)Saldo (Rp)
12345
     
     
  • Buku Simpan Pinjam

Buku  simpan  pinjam   adalah  dokumen  tertulis  yang  mencatat  jumlah pinjaman anggota, besar pinjaman, jangka waktu pembayaran, dan angsuran pembayaran pinjaman. Pinjaman ini dipergunakan untuk meningkatkan usaha anggota sesuai dengan komoditi yang telah ditentukan oleh kelompok tani.

BUKU SIMPAN PINJAM

KELOMPOK TANI/TERNAK ……

DESA …. KECAMATAN …

No.NamaTgl/BulanJumlah PinjamanAngsuran
IIIIIIIVdst 
123456789 
          
          
  • Buku Pembelian dan Penjualan

Buku pembelian adalah dokumen tertulis yang mencatat tentang segala kegiatan pengeluaran uang dan pemasukan uang  yang dipergunakan untuk membeli barang berupa alat dan mesin pertanian serta bahan baku usahatani berupa sarana prduksi peternakan seperti obat-obatan ternak, makanan ternak dan lain-lain.

Buku penjualan  adalah dokumen tertulis yang mencatat tentang segala kegiatan penjualan hasil produksi usahatani yang dihasilkan kelompok tani yang dilaksanakan oleh anggota kelompok. Buku penjualan akan bermanfaat untuk mengetahui perkembangan penjualan hasil produksi usahatani, termasuk perkembangan harga jual tiap-tiap komoditi usahatani yang dijual.

BUKU PENJUALAN

KELOMPOK TANI/TERNAK ……

DESA …. KECAMATAN …

No.TanggalJenis Barang/Alat/BahanJumlah Barang/Alat/BahanSatuanHarga Satuan (Rp)Total Harga (Rp)
1234567
       
       

BUKU PENJUALAN

KELOMPOK TANI/TERNAK ……

DESA …. KECAMATAN …

No.TanggalJenis Barang/Alat/BahanJumlah Barang/Alat/BahanSatuanHarga Satuan (Rp)Total Harga (Rp)
1234567
       
       
  1.  Perangkat Kelengkapan Administrasi Lainnya

Selain buku-buku dan dokumen penting lain yang harus dimiliki kelompok tani, kelompok tani yang kuat dan sudah maju diharapkan juga memiliki perangkat kelengkapan administrasi lainnya, yakni berupa :

  • Sekretariat Kelompok Tani
  • Papan Nama (Plank) Kelompok Tani
  • Stempel Kelompok Tani
  • Arsip Surat Masuk dan Surat Keluar
  • Arsip Dokumen Berita Acara Pembentukan Kelompok Tani
  • Arsip Dokumen Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Kelompok Tani
  • Arsip Dokumen Berita Acara Benih Kelompok Tani
  • Rencana Kerja Kelompok atau Rencana Definitif Kelompok Tani (RDK)
  • Rencana Kebutuhan Kelompok Tani (RDKK)
  • Rencana Usaha Anggota (RUA)
  • Arsip Dokumen Biodata Anggota Kelompok Tani
  • Dokumen berupa papan data (Monografi)  Kelompok Tani
  • Peta Wilayah Kelompok Tani