Saat organisasi menerapkan sistem manajemen mutu (SMM) ISO 9001, bagi banyak pihak, berarti harus membuat banyak prosedur kerja. Anggapan ini tidak dapat dikatakan keliru. Mengapa?

Pertama, dlm dunia ilmu manajemen, ada konsep yg cukup diakui bernama “pendekatan kontijensi”, artinya tidak ada satupun pendekatan tunggal untuk segala macam situasi manajemen. Boleh jadi, memang untuk organisasi2 tertentu perlu banyak membuat prosedur kerja & itu lebih efektif.

Kedua, dan mungkin ini yg banyak terjadi, saat audit sertifikasi ISO 9001, kita bisa temukan auditor lembaga sertifikasi meminta “prosedur kerja”. Lalu, sebetulnya apa saja prosedur kerja yg perlu dibuat untuk menerapkan ISO 9001:2015?

Standar ISO 9001:2015 memang agak unik dari sisi persoalan “perproseduran” ini. Pertama, berbeda dengan versi sebelumnya, ia tidak lagi menggunakan istilah “dokumen” & “rekaman” tetapi “informasi terdokumentasi”. Kedua, standar ini sama sekali tidak mewajibkan satupun prosedur yg harus dibuat oleh organisasi. Bahkan, jika kita menggunakan terminologi “dokumen”, standar ini hanya mewajibkan tiga dokumen, yaitu ruang lingkup penerapan ISO 9001, kebijakan mutu & sasaran mutu. Sedangkan  versi 2008, ISO 9001 masih mewajibkan adanya Manual Mutu & 6 Prosedur wajib (pengendalian dokumen, rekaman, produk tidak sesuai, audit internal, tindakan perbaikan, & tindakan pencegahan) selain kebijakan & sasaran mutu.

Dari karakteristik di atas, artinya, organisasi yg menerapkan ISO 9001:2015 punya keleluasaan apakah ingin membuat prosedur untuk semua proses, sebagian proses, atau sama sekali tidak membuat prosedur. Lalu, mana yg harus dipilih?

Sebelum menjawab pertanyaan tersebut, ada baiknya kita pahami dulu apa beda prosedur dan proses. Jika kita lihat standar ISO 9000:2015, dapat kita sebut proses itu berhubungan dgn kegiatan merubah suatu input menjadi suatu output sedangkan prosedur itu berhubungan dengan metode dlm menjalankan kegiatan tersebut seperti urutannya, caranya, dll. Membuat prosedur artinya organisasi menstandarisasikan metode dalam menjalankan kegiatan merubah input menjadi output. Ini berarti setiap organisasi pasti memiliki proses tapi belum tentu memiliki prosedur.

Kesimpulannya dalam melaksanakan ISO 9001 2015, prosedur atau proses yang digunakan harus tertulis agar dapat dijalankan Sistem Manajemen Mutu dengan baik dan dapat di evaluasi. admin.